Konecta je globálním lídrem v oblasti outsourcingu zákaznického servisu. Společnost nabízí své služby na několika kontinentech. V České republice spolupracuje s leadery na trhu telekomunikací, bankovnictví nebo energetiky. Společnost vychází vstříc svým zaměstnancům: nabízí práci sociálně znevýhodněným, zkrácené úvazky, práci z domova. To vše ulehčuje podepisování se Signi.
„Z 11 poboček jsme museli ze dne na den přejít na plný home office. Digitální podpis nám vytrhl trn z paty. Teď už máme na home office stabilně 80 % zaměstnanců. I díky podpisu od Signi.“ Alexandra Skipalová, HR manžerka Konecty
Cestu k digitálnímu podpisu urychlil Covid. Společnost s 9 českými pobočkami a 1 200 zaměstnanci ze dne na den musela přejít na home office. „Najednou jsme se nemohli fyzicky stýkat. Nebylo možné prostě zajet na pobočku a podepsat tam dokument. Říkali jsme si: co teď, když nám zakázali se potkávat?“ vzpomíná Alexandra Skipalová, HR manžerka Konecty.
Společnost potřebovala na denní bázi podepisovat dodatky smluv, mzdové výměry a další dokumenty. To přinášelo značné náklady. Pouhé poštovné stálo pro jednotlivý případ okolo 270 Kč. Časová ztráta byla v řádu týdnů, další náklady představoval čas zaměstnanců nutný ke zpracování každého dokumentu.
„Každý dokument zvlášť jsme museli vytisknout, vložit do obálky, zajít na poštu, zaplatit vysoké poštovné – hodně dokumentů jsme doručovali s tzv. červeným pruhem, pracovník dokument podepsal, zaslal nám ho zpět poštou, my jsme ho poté orazítkovali a podepsali. Teprve pak jsme mu finální dokument zaslali hotový zpět.“ vypočítává Alexandra.
Digitální HR řešili v Konectě už před Covidem. Vytipovali si několik firem, vyhrál ale podpis od Signi. Na společnost narazili vlastně náhodou: při čtení newsletteru, který přišel v pravou chvíli. Přestože vybírali z více poskytovatelů elektronického podpisu, řešení Signi vyhrálo na celé čáře díky dobrému uživatelskému prostředí. Nyní podepisují okolo 300 dokumentů měsíčně.
Nasazení digitálního podpisu od Signi proběhlo nečekaně hladce. „Po prvním online školení, kterého se účastnilo 11 zaměstnanců, odešli všichni nadšení“ vzpomíná Alexandra. Prostředí totiž bylo velmi uživatelsky přívětivé. Po školení v podstatě okamžitě začali všichni systém používat.
Zaměstnanci jsou s digitálním podpisem také spokojeni. „Někteří mají obavy o bezpečnost. Proto předem zasíláme e-mail, aby měli jistotu, že žádost o podpis přichází opravdu od nás.“ objasňuje Alexandra.
Po Covidu většina zaměstnanců (okolo 80 %) zůstala na home office. Na pobočku prakticky přicházejí jen jednou: převzít hardware. Konecta plánuje rozšířit digitální podpis na další oblasti HR. „Díky novele zákoníku práce nyní můžeme řešit digitálně všechny pracovněprávní dokumenty. Pomůže to například při ukončování pracovních smluv.“ poznamenává Alexandra.
Digitalizace podepisování
a firemních procesů je naše téma. Píšeme o tom, jak se posunout od papírů
k digitálním dokumentům.
A ukazujeme, že to není zas taková věda.
